Últimamente y muy a mi pesar estoy tratando de fomentar entre las personas con las que colaboro el uso de herramientas de compartir archivos en la nube en vez de los adjuntos por correo electrónico.
La cosa es simple, por una sola vez desde luego no pasa nada. Pero cuando estás constantemente pasando contenidos, y no te digo nada si encima son colaborativos (hojas de Excel por ejemplo) donde cualquiera puede actualizar, el uso de herramientas como Dropbox es algo que agiliza muchísimo el trabajo. Ni que decir tiene cuando te pasan varios adjuntos en varios correos porque «no caben» en uno o similar, o goteo constante de contenidos audiovisuales, PDF, creatividades…; por suerte el usuario medio ya ha aprendido y maneja muy bien este tipo de herramientas.
Un proceso típico de descarga de adjuntos desde el e-mail es el siguiente:
- lo pasan, tarda bastante sobre todo porque el servidor SMTP o de envío de correos suele ser más lento que otras conexiones (tiempo estimado, 10 minutos)
- te llega a tu buzón, lo abres
- vas a la opción de descargar adjuntos, con suerte no tienes que ir una a una
- asignas una carpeta a donde ir buscándola, o bien se te baja en una carpeta de descargas y tienes que moverla al proyecto
- repetir por cada correo
Y el simplificado con estas herramientas es:
- ambas partes sincronizan carpetas en el sistema elegido (una sola vez)
- el que envía copia y pega el contenido en la carpeta compartida
Es muchísimo más sencillo y agiliza mucho el trabajo, especialmente cuando el intercambio o recepción es constante.
¿Por qué muy a mi pesar? pues porque siempre procuro adaptarme al cliente, pero hay ocasiones (semanas, días…) en que la gestión como tal del correo electrónico consume gran parte de mi tiempo.
En otro capítulo os podría hablar de WhatsApp 🙂 .
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